RI&E bespreken met directie en medewerkers: zo krijgt u iedereen mee

De RI&E is ingevuld, het rapport staat klaar. En dan? Bij veel organisaties gebeurt er op dit punt precies niets. Het rapport wordt opgeslagen, afgevinkt en verdwijnt in een map. Terwijl de wet juist vraagt om actie: een RI&E met plan van aanpak waarmee u risico's daadwerkelijk aanpakt. In dit artikel leest u hoe u directie en medewerkers meekrijgt, en waarom dat begint met een korte kernpresentatie in plaats van een dik rapport.

Waarom een dik RI&E-rapport in de la belandt

Een volledig RI&E-rapport is nodig. Het is uw onderbouwing richting de Arbeidsinspectie en het dossier waarin per vraag staat wat er is beoordeeld. Maar het is geen document om een gesprek mee te voeren. Niemand in een directieoverleg gaat veertig pagina's doornemen.

Het gevolg: de uitkomsten worden niet besproken, er worden geen eigenaren aangewezen en het plan van aanpak blijft een lijst op papier. Juist dat is het risico. Artikel 5 van de Arbowet vraagt niet alleen om een inventarisatie, maar ook om een plan van aanpak met maatregelen en termijnen dat u uitvoert.

Wat directie en medewerkers willen weten

Draagvlak ontstaat als mensen in een paar minuten begrijpen wat er speelt en wat er van hen gevraagd wordt. Directie en medewerkers kijken daarbij met een andere bril.

De directie

• Waar staan we? Een totaalbeeld per thema: wat gaat goed, wat vraagt aandacht.
• Wat moet eerst? De acties met de kortste termijn, niet alle punten tegelijk.
• Wie pakt het op? Een maatregel zonder eigenaar wordt niet uitgevoerd.

De medewerkers

• Wat verandert er voor mij? Concreet: een betere werkplek, duidelijkere afspraken over thuiswerken, aandacht voor werkdruk.
• Is er naar ons geluisterd? Laat zien dat de uitkomsten serieus worden genomen.
• Wat kan ik zelf doen? Bijvoorbeeld de eigen werkplek goed instellen of signalen melden.

Begin met een kernpresentatie

De snelste manier om de RI&E tot leven te brengen is een korte presentatie van een kwartier in het eerstvolgende directie- of teamoverleg. Houd daarbij deze volgorde aan:

1. Het totaalbeeld. Laat het risicoprofiel zien: één beeld met alle thema's, zodat iedereen ziet waar de aandachtspunten zitten.
2. De managementsamenvatting. Wat laat de score zien, waarom maakt het uit en wat is de eerste stap?
3. De eerstvolgende acties. Beperk u tot de acties met de kortste termijn.
4. Het plan van aanpak. Vul tijdens het overleg direct de verantwoordelijke en status in.

Zo eindigt het overleg niet met "goed dat we dit hebben", maar met namen achter acties en een datum voor de volgende bespreking.

De managementpresentatie van RIEklaar

Daarom krijgt u bij RIEklaar naast het volledige rapport ook een kant-en-klare managementpresentatie in PowerPoint. Die wordt automatisch gemaakt uit uw eigen antwoorden en bevat onder meer:

• een managementsamenvatting: wat vraagt nu aandacht?
• een overzicht per thema met themascore en urgentie;
• de eerstvolgende acties, gesorteerd op termijn;
• het plan van aanpak met lege kolommen voor eigenaar en status;
• een korte uitleg van de rekenmethode.

Waarom PowerPoint en niet alleen PDF?

Omdat u de presentatie wilt kunnen aanpassen. Voeg uw eigen logo toe, laat een slide weg of typ tijdens het overleg de namen van actiehouders in. Wilt u hem liever rondsturen als leesbare samenvatting? Sla hem dan in PowerPoint op als PDF. Daarnaast ontvangt u ook een kort managementrapport als PDF en Word, voor wie liever leest dan presenteert.

Na de presentatie: borgen

• Leg het plan van aanpak vast met eigenaren en termijnen.
• Bespreek de voortgang periodiek, bijvoorbeeld elk kwartaal.
• Bespreek de uitkomsten met de preventiemedewerker en, waar aanwezig, de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
• Werk de RI&E bij als werk of organisatie verandert.

Veelgestelde vragen

Moet ik de RI&E bespreken met medewerkers?

Ja. Medewerkers moeten kennis kunnen nemen van de RI&E en het plan van aanpak. Een korte presentatie in het teamoverleg is daarvoor een praktische manier.

Vervangt de presentatie het volledige rapport?

Nee. Het volledige rapport blijft uw onderbouwing. De presentatie is bedoeld om de uitkomsten te bespreken en acties in gang te zetten.

Kan ik de presentatie aanpassen?

Ja. Het is een gewoon PowerPoint-bestand dat u volledig kunt bewerken en ook als PDF kunt opslaan.