Wat gebeurt er bij een RI&E-controle?

Het begint vaak onschuldig. Een brief. Soms een telefoontje. Soms staat er ineens iemand op de stoep. De Nederlandse Arbeidsinspectie kondigt aan dat zij langskomt voor een controle.

Voor veel organisaties is dat het moment waarop de RI&E ineens geen abstract document meer is, maar een toetssteen voor hoe serieus veiligheid en gezondheid zijn geregeld. De spanning zit zelden in “hebben we een RI&E?”, maar veel vaker in de vraag: is hij eigenlijk wel goed genoeg?

Bij een RI&E-controle begint de inspecteur niet met dikke rapporten of ingewikkelde berekeningen. De eerste vraag is meestal:

“Kunt u uw RI&E laten zien?”

Niet: wanneer is hij gemaakt?Niet: welk systeem heeft u gebruikt?Maar: heeft u er één, en sluit die aan op uw organisatie?

Daarna volgt vrijwel direct de vervolgvraag:

“Is deze RI&E actueel?”

Officiële rol Arbeidsinspectie:https://www.nlarbeidsinspectie.nl/onderwerpen/risico-inventarisatie-en-evaluatie

Actueel betekent: herkenbaar

De inspecteur kijkt of de RI&E herkenbaar is voor de praktijk. Kloppen de werkzaamheden die worden beschreven? Worden de juiste risico’s benoemd? Is zichtbaar dat er is nagedacht over hoe mensen daadwerkelijk werken?

Een RI&E die formeel bestaat, maar geen relatie meer heeft met de dagelijkse praktijk, valt hier snel door de mand. Zeker wanneer:

• werkmethodes zijn veranderd
• er nieuwe functies zijn ontstaan
• thuiswerken is toegenomen
• machines of systemen zijn aangepast

De RI&E is geen historisch document. Het moet een realistische momentopname zijn.

Wettelijk kader (Arbowet):https://wetten.overheid.nl/BWBR0010346/

Dan volgt het plan van aanpak

Als de RI&E is bekeken, verschuift de aandacht naar het plan van aanpak. Want risico’s benoemen is één ding, maar de wet verlangt ook dat er iets mee gebeurt.

De inspecteur kijkt onder andere naar:

• of maatregelen logisch aansluiten op de risico’s
• of er prioriteiten zijn gesteld
• of termijnen realistisch zijn
• of duidelijk is wie verantwoordelijk is

Een plan van aanpak zonder voortgang, of met alleen vage voornemens, roept vragen op. Niet omdat alles al perfect moet zijn, maar omdat zichtbaar moet zijn dat er gericht wordt gewerkt aan verbetering.

Toelichting Arboportaal:https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/risico-inventarisatie-en-evaluatie-rie

Toetsing: een cruciaal controlepunt

Vervolgens komt een punt waar veel organisaties struikelen: toetsing.

De inspecteur kan ook beoordelen of de RI&E, wanneer dat voor de betreffende organisatie verplicht is, op de juiste manier is getoetst. Of toetsing verplicht is, hangt onder andere af van de omvang van de organisatie en het gebruikte RI&E-instrument. Voor kleine werkgevers bestaan specifieke uitzonderingen. Bekijk wanneer toetsing van de RI&E verplicht is.

Bij kleinere organisaties kijkt de inspecteur of:

• een erkend branche-RI&E-instrument is gebruikt, of
• alsnog toetsing had moeten plaatsvinden

Dit is vaak het moment waarop organisaties beseffen dat “we hebben er wel één” niet automatisch betekent dat alles juridisch klopt.

Uitleg toetsing RI&E:https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/arbeidsomstandigheden/risico-inventarisatie-en-evaluatie-rie

Het gesprek is belangrijker dan het papier

Wat veel mensen verrast, is dat een RI&E-controle zelden een puur administratieve exercitie is. Inspecteurs stellen vragen aan leidinggevenden en soms ook aan medewerkers. Niet om te toetsen of iemand het document kent, maar om te begrijpen of risico’s leven in de organisatie.

Vragen als:

• “Wat doet u als iemand werkdruk ervaart?”
• “Hoe worden incidenten gemeld?”
• “Wat gebeurt er als iemand klachten krijgt?”

De antwoorden hoeven niet perfect te zijn, maar ze moeten wel aansluiten bij wat er op papier staat.

Wat als de RI&E niet op orde is?

Als blijkt dat de RI&E ontbreekt, verouderd is of niet correct is getoetst, kan de inspecteur verschillende stappen zetten:

• een waarschuwing
• een eis tot verbetering
• een hercontrole
• in sommige gevallen: een boete

Maar belangrijker dan de sanctie is de boodschap die daaronder ligt:de risico’s zijn onvoldoende beheerst.

Handhaving Arbeidsinspectie:https://www.nlarbeidsinspectie.nl/onderwerpen/handhaving

Waarom goede voorbereiding rust geeft

Organisaties die hun RI&E serieus nemen, ervaren een controle vaak anders. Niet als bedreiging, maar als bevestiging dat de basis op orde is. Ze kunnen laten zien:

• dat risico’s zijn doordacht
• dat keuzes zijn gemaakt
• dat verbetering structureel wordt opgepakt

En juist dát is waar de wet op stuurt.

Tot slot

Een RI&E-controle draait niet om vinkjes of formulieren. Het draait om de vraag:

Is er binnen deze organisatie aantoonbaar nagedacht over veilig en gezond werken — en wordt daar ook naar gehandeld?

Als het antwoord daarop overtuigend is, volgt de rest meestal vanzelf.

Wil je weten hoe een RI&E eruitziet die wél voldoet aan wat de Arbeidsinspectie verwacht?Bekijk of download een voorbeeld RI&E-rapport.