Hoe vaak moet ik mijn RI&E laten toetsen?

Of een RI&E moet worden getoetst en hoe vaak, hangt af van de grootte van de organisatie en het type instrument dat is gebruikt. Voor bedrijven met maximaal 25 medewerkers geldt dat toetsing niet verplicht is wanneer een erkend branche-instrument wordt gebruikt. Wordt de RI&E opgesteld met een eigen format of met een tool die niet officieel is erkend, dan moet deze worden getoetst door een gecertificeerde arbodeskundige. Deze toetsing vindt plaats nadat de RI&E is opgesteld en is bedoeld om te beoordelen of het document volledig, actueel en betrouwbaar is uitgevoerd.

Er is geen vaste wettelijke termijn voor hoe vaak de RI&E moet worden getoetst. De toetsing is een momentopname en is alleen opnieuw vereist wanneer er wijzigingen plaatsvinden in de bedrijfsvoering of arbeidsomstandigheden die leiden tot substantieel andere risico’s. Denk aan groei van het aantal medewerkers, verhuizing, thuiswerken, nieuwe machines, of verandering in processen. De Arbowet verplicht werkgevers in die situaties om de RI&E te herzien, en indien toetsingsplichtig, opnieuw te laten toetsen. Het uitgangspunt is dat de RI&E actueel moet blijven en aantoonbaar aansluit bij de werksituatie.

Voor organisaties zonder erkend instrument is toetsing dus juridisch verplicht, en bij wijzigingen dient deze procedure opnieuw te worden doorlopen. In kleine bedrijven met overzichtelijke risico’s kan de toetsing relatief eenvoudig zijn wanneer de RI&E zorgvuldig is uitgevoerd. Het opstellen van de analyse met een gestructureerde tool kan hierbij tijd besparen en de toetsing vereenvoudigen.

Kortom, een RI&E hoeft alleen opnieuw te worden getoetst wanneer het risicoprofiel van de organisatie verandert of wanneer deze niet met een erkend instrument is opgesteld. Toetsing is geen periodieke verplichting, maar wel noodzakelijk bij relevante wijzigingen of wanneer het instrument niet erkend is. Dit onderstreept het belang van zowel een correcte uitvoering als het gebruik van een passend hulpmiddel.

Of een RI&E moet worden getoetst, hangt af van een beperkt aantal objectieve criteria. Met onderstaande beslisboom kun je snel bepalen wat in jouw situatie geldt.

Stap 1 – Hoeveel medewerkers heeft je organisatie?

• 25 medewerkers of minder → ga naar stap 2
• Meer dan 25 medewerkers → toetsing verplicht

Stap 2 – Welk instrument gebruik je voor de RI&E?

• Erkend branche-instrument → toetsing niet verplicht
• Eigen format of niet-erkende tool → toetsing verplicht

Stap 3 – Zijn er wijzigingen in organisatie of werkzaamheden?Denk aan groei, verhuizing, nieuwe machines, thuiswerken of andere processen.

• Ja → RI&E actualiseren en, indien toetsingsplichtig, opnieuw laten toetsen
• Nee → bestaande RI&E blijft geldig

Resultaat:

• Toetsing verplicht
• Toetsing niet verplicht
• Of: toetsing opnieuw nodig na wijziging

Praktijkvoorbeelden: wat betekent dit voor toetsing?

Case 1 – Klein kantoor groeit van 18 naar 32 medewerkersWat verandert er: de organisatie groeit boven de grens van 25 medewerkers. Gevolg: de RI&E moet worden herzien en toetsing wordt verplicht, ook als eerder een branche-instrument werd gebruikt.

Case 2 – Bedrijf start met structureel thuiswerkenWat verandert er: nieuwe werksituaties en risico’s (ergonomie, werkdruk). Gevolg: RI&E actualiseren. Toetsing is alleen nodig als de organisatie toetsingsplichtig is.

Case 3 – Werkplaats schaft een nieuwe machine aanWat verandert er: nieuwe veiligheids- en bedieningsrisico’s. Gevolg: RI&E aanpassen; bij toetsingsplicht ook opnieuw laten toetsen.

Case 4 – Overstap van branche-RI&E naar eigen formatWat verandert er: het gebruikte instrument is niet langer erkend. Gevolg: toetsing verplicht, ook bij minder dan 25 medewerkers.